Guides pratiques
Émettre et recevoir une facture, pas à pas.
Deux gestes au quotidien, expliqués simplement. FACTEA s'occupe de la conformité technique en coulisses.
Émettre une facture
FACTEA propose plusieurs façons d'émettre vos factures. Choisissez celle qui colle à votre quotidien.
Mode 1 — Déposer un PDF (le plus simple, recommandé pour les artisans)
- 1Connectez-vous à votre espace FACTEARendez-vous sur factea.net et connectez-vous avec votre email et votre mot de passe. La double authentification (2FA) vous est demandée.
- 2Cliquez sur « Nouvelle facture » puis « Déposer un PDF »Glissez-déposez votre facture PDF ou sélectionnez-la depuis votre ordinateur.
- 3FACTEA lit et convertit automatiquement votre PDFL'OCR intelligent extrait les données : montant, SIRET client, date, numéro de facture. Vérifiez et corrigez si nécessaire.
- 4Validez et émettezFACTEA convertit en Factur-X, transmet à Seqino qui envoie au PPF et route vers votre client.
- 5Suivez le statut en temps réelLa facture passe par les statuts Déposée → Transmise → Remise au destinataire. Vous recevez un email à chaque étape.
Le statut « Déposée » confirme que votre facture est bien partie. Le statut « Encaissée » apparaît quand vous indiquez que votre client a payé.
Mode 2 — Saisie manuelle via le formulaire FACTEA
- 1Cliquez sur « Nouvelle facture » puis « Saisie manuelle »Le formulaire s'ouvre avec tous les champs obligatoires pré-structurés.
- 2Renseignez les informations obligatoiresSIRET du client (vérifié automatiquement dans l'annuaire PPF), description des prestations, quantités, prix unitaires HT, taux de TVA.
- 3Ajoutez les informations complémentairesNuméro de bon de commande si applicable, date d'échéance, remises éventuelles, coordonnées bancaires.
- 4Prévisualisez et validezFACTEA génère un aperçu. Vérifiez et cliquez sur « Émettre » : la facture est générée en Factur-X et transmise automatiquement.
Pour le BTP : indiquez le numéro du marché ou du bon de travaux dans le champ « référence » — il sera intégré au flux F1 transmis au PPF.
Mode 3 — Import CSV ou XML (pour les volumes importants)
Idéal pour les cabinets comptables ou les entreprises à fort volume. Préparez un fichier CSV (une ligne par facture selon le modèle FACTEA) ou un fichier XML au format UBL 2.1 / CII D22B, et déposez-le en une seule opération : FACTEA traite toutes les factures en masse.
Le fichier XML doit être au format UBL 2.1 ou CII D22B — les fichiers PAX ou non normalisés sont rejetés par le PPF. En cas de doute, privilégiez le dépôt PDF ou la saisie manuelle.
Mode 4 — Factur-X direct
Si votre logiciel de comptabilité génère déjà des fichiers Factur-X conformes, déposez-les directement : FACTEA vérifie la conformité et transmet immédiatement à Seqino, sans conversion.
Mode 5 — Via l'API FACTEA (pour les ERP et logiciels de gestion)
Pour automatiser totalement vos flux, l'API FACTEA permet à votre ERP (Sage, Cegid, SAP, EBP…) d'envoyer directement les factures sans intervention manuelle. Contactez notre équipe technique pour l'intégration.
Recevoir et traiter une facture
Dès qu'un fournisseur émet une facture à votre attention via sa plateforme agréée, voici ce qui se passe :
- 1Réception automatique en moins de 5 secondesSeqino reçoit la facture via le PPF et notifie FACTEA en temps réel par webhook. Elle apparaît automatiquement dans votre espace, sans rafraîchir la page si vous êtes connecté.
- 2Alerte email automatiqueVous recevez immédiatement un email indiquant qu'une nouvelle facture est disponible, avec le nom du fournisseur et le montant.
- 3Consultez la facture dans votre espaceDans la rubrique « Factures reçues », vous voyez toutes vos factures et leur statut. Cliquez pour voir le détail complet.
- 4Téléchargez le PDF si nécessaireObtenez le PDF en moins de 2 secondes. Vous pouvez aussi exporter en CSV ou XML pour votre comptabilité.
- 5Acceptez ou refusez la factureCliquez sur « Accepter » pour valider. En cas d'erreur, cliquez sur « Refuser » et sélectionnez un motif AFNOR valide. Votre décision est transmise automatiquement au fournisseur via Seqino.
- 6Indiquez le paiement (optionnel)Une fois la facture payée, indiquez la date et le moyen de paiement : le statut passe à « Encaissée » et le fournisseur en est informé.
Les erreurs à éviter
- Ne pas s'inscrire à l'annuaire PPF avant le 31 août 2026 — sanction possible et impossibilité de recevoir des factures.
- Envoyer deux fois la même facture — le PPF rejette tout doublon (même numéro + SIREN + année).
- Refuser une facture sans motif AFNOR valide — le refus sera rejeté par le PPF.
- Ne pas indiquer le numéro de bon de commande quand il existe — mention obligatoire dans le flux F1.
- Confondre SIREN (9 chiffres) et SIRET (14 chiffres) — utilisez le bon identifiant selon les champs.
- Oublier de déclarer les transactions B2C en e-reporting — obligation complémentaire à l'e-invoicing.
Les erreurs techniques de transmission (codes PPF : IRR_SYNTAX, IRR_UNICITE, IRR_TAILLE, format PAX rejeté…) sont gérées automatiquement par FACTEA et Seqino. Vous n'êtes sollicité que si une action de votre part est réellement nécessaire.
Prêt à essayer ?
Ouvrez un dossier et émettez votre première facture conforme en quelques minutes.